Dalam kegiatan transaksi bisnis, perlu adanya bukti yang menyatakan telah terjadi suatu transaksi. Bukti tersebut tidak hanya sekedar foto, tapi berupa dokumen yang membuktikan bahwa telah terjadi transaksi antara penjual dan pembeli.
Pentingnya perusahaan memiliki bukti transaksi adalah sebagai riwayat dalam transaksi, sehingga perusahaan dapat menentukan kebijakan dan mencatat segala pembukuan dari hasil transaksi.
Salah satu dokumen penting yang harus dilengkapi oleh perusahaan adalah invoice. Invoice adalah dokumen sebagai bukti transaksi yang berjalan secara kredit. Invoice ini wajib dimiliki oleh pihak penjual dan pembeli dan tidak boleh hilang.
Definisi Invoice adalah
Sumber: https://invoiceasap.zendesk.com/hc/en-us/articles/360029634112-Business-Validation-Error-Select-a-product-or-service
Definisi invoice adalah dokumen penting yang diterbitkan oleh penjual kepada pembeli atas transaksi kredit yang telah terjadi. Selain itu, invoice adalah dokumen resmi untuk melakukan penagihan transaksi apabila pembeli lalai dalam membayar tagihan.
Begitu pentingnya invoice dalam bisnis, sehingga tak pandang bulu, baik perusahaan skala besar maupun skala kecil harus mempersiapkan dokumen invoice ini. Selain itu, invoice adalah dokumen yang tidak hanya digunakan untuk perusahaan yang bergerak di bidang barang saja, tapi juga perusahaan jasa.
Bahkan, invoice juga digunakan dalam perdagangan internasional. Tidak bisa disepelekan, mengingat transaksi ekspor dan impor memiliki risiko yang tinggi. Hal ini dikarenakan masing – masing pihak, yaitu eksportir dan importir memiliki lokasi geografis yang berjauhan, berbeda bahasa, serta kebijakan hukum yang berbeda.
Risiko terbesar yang dikhawatirkan penjual dalam kegiatan transaksi ekspor impor adalah pembatalan kontrak. Namun tenang, pembatalan kontrak ini dapat dihindari jika setiap transaksi ekspor yang dilakukan dibuat dalam bentuk tertulis. Salah satu dokumen kontrak yang penting adalah invoice.
Secara umum, invoice adalah faktur. Sehingga banyak dari pelaku bisnis lebih memahami faktur daripada invoice. Padahal, keduanya sama saja hanya bahasa saja yang berbeda.
Dalam Transaksi Internasional, Jenis Invoice adalah
Dalam transaksi internasional, ada sedikit perbedaan mengenai dokumen invoice yang dibuat oleh penjual dan pembeli. Oleh karena itu, jenis invoice adalah sebagai berikut:
- Proforma invoice
Proforma invoice adalah invoice yang menyatakan syarat jual beli serta berhubungan dengan persetujuan pesanan yang telah dibuat. Sehingga, akan dicantumkan dalam invoice antara penjual dan pembeli.
Apabila importir berdomisili di negara dengan kurs yang berbeda secara internasional, tidak menggunakan dollar, maka importir perlu meminta invoice jenis proforma invoice kepada eksportir. Hal ini bertujuan supaya pemerintah dapat memberikan izin pembayaran.
Setelah importir menerima invoice, langkah selanjutnya adalah mengajukan invoice kepada bank untuk mendapatkan izin pembayaran dengan cara menukarnya dengan mata uang dollar.
Biasanya, di dalam proforma invoice menyatakan syarat jual beli serta harga barang. Oleh karena itu, setelah pembeli atau importir menyetujui pesanan, maka terdapat kontrak yang pasti.
Sumber: https://www.csiweb.com/industries-we-serve/financial-institutions/core-bank-processing/transaction-processing
- Commercial invoice
Commercial invoice adalah surat penagihan pembayaran dari eksportir atau penjual kepada importir atau pembeli. Hal ini dilakukan setelah eksportir selesai memproduksi pesanan dari importir.
Commercial invoice ditujukan pada importir yang nama serta alamatnya sesuai dengan yang tercantum pada Letter of Credit. Selain itu, commercial invoice juga harus ditandatangani oleh pihak yang terlibat dalam transaksi.
- Consular invoice
Consular invoice adalah invoice yang dikeluarkan oleh instansi resmi, yaitu konsulat atau kedutaan yang berwenang. Di beberapa kasus, consular invoice ditandatangani oleh konsul perdagangan negara importir.
Meskipun beberapa negara memiliki aturan yang berbeda, namun fungsi utama dari consular invoice adalah sebagai pemeriksa harga jual, sebagai pembanding antara harga pasar yang sedang berlaku, menghitung bea masuk di negara importir, serta untuk memastikan tidak adanya dumping.
Itulah definisi invoice serta invoice dalam transaksi internasional.
